1. Base de datos
Una base de datos es una
herramienta para recopilar y organizar información. En las bases de datos, se
puede almacenar información sobre personas, productos, pedidos, o cualquier
otra cosa. Muchas bases de datos empiezan siendo una lista en un programa de
procesamiento de texto o en una hoja de cálculo. A medida que crece la lista,
empiezan a aparecer repeticiones e inconsistencias en los datos. Cada vez
resulta más complicado comprender los datos presentados en la lista y existen
pocos métodos para buscar o recuperar subconjuntos de datos para revisarlos.
Cuando empiezan a observarse estos problemas, es aconsejable transferir la
información a una base de datos creada mediante un sistema de administración de
bases de datos (DBMS), como Office Access 2007.
2. Tabla
Una
tabla de una base de datos es similar en apariencia a una hoja de cálculo, en
cuanto a que los datos se almacenan en filas y columnas. Como consecuencia,
normalmente es bastante fácil importar una hoja de cálculo en una tabla de una
base de datos. La principal diferencia entre almacenar los datos en una hoja de
cálculo y hacerlo en una base de datos es la forma de organizarse los datos.
Para
lograr la máxima flexibilidad para una base de datos, la información tiene que
estar organizada en tablas, para que no haya redundancias. Por ejemplo, si se
almacena información sobre empleados, cada empleado se insertará una sola vez
en una tabla que se configurará para contener únicamente datos de los
empleados. Los datos sobre productos se almacenarán en su propia tabla, y los
datos sobre sucursales también tendrán su tabla aparte. Este proceso se conoce
como normalización.
3. Consulta
Las
consultas son las que verdaderamente hacen el trabajo en una base de datos.
Pueden realizar numerosas funciones diferentes. Su función más común es
recuperar datos específicos de las tablas. Los datos que desea ver suelen estar
distribuidos por varias tablas y, gracias a las consultas, puede verlos en una
sola hoja de datos. Además, puesto que normalmente no desea ver todos los
registros a la vez, las consultas le permiten agregar criterios para
"filtrar" los datos hasta obtener solo los registros que desee. Las
consultas a menudo sirven de origen de registros para formularios e informes.
Algunas
consultas son "actualizables", lo que significa que es posible editar
los datos de las tablas base mediante la hoja de datos de la consulta. Si
trabaja con una consulta actualizable, recuerde que los cambios se producen
también en las tablas, no solo en la hoja de datos de la consulta.
4. Formulario
Los formularios se conocen a
veces como "pantallas de entrada de datos". Son las interfaces que se
utilizan para trabajar con los datos y, a menudo, contienen botones de comando
que ejecutan diversos comandos. Se puede crear una base de datos sin usar
formularios, editando los datos de las hojas de las tablas. No obstante, casi
todos los usuarios de bases de datos prefieren usar formularios para ver,
escribir y editar datos en las tablas.
Los
formularios proporcionan un formato fácil de utilizar para trabajar con los
datos. Además, se les puede agregar elementos funcionales, como botones de
comando. Puede programar los botones para determinar qué datos aparecen en el
formulario, abrir otros formularios o informes, o realizar otras tareas
diversas. Por ejemplo, podría crear un formulario denominado "Formulario
de cliente" para trabajar con datos de clientes. El formulario de cliente
podría tener un botón para abrir un formulario de pedido en el que se pudiese
escribir un pedido nuevo del cliente.
5. Informe
Los
informes sirven para resumir y presentar los datos de las tablas. Normalmente,
un informe responde a una pregunta específica, como "¿Cuánto dinero se ha
facturado por cliente este año?" o "¿En qué ciudades están nuestros
clientes?" Cada informe se puede diseñar para presentar la información de
la mejor manera posible.
Un
informe se puede ejecutar en cualquier momento y siempre reflejará los datos
actualizados de la base de datos. Los informes suelen tener un formato que
permita imprimirlos, pero también se pueden consultar en la pantalla, exportar
a otro programa o enviar por correo electrónico.
6. Llave Primaria
Access
crea automáticamente un índice con el campo clave principal de una tabla y es
utilizado para buscar registros y crear combinaciones entre tablas.
No
admite valores duplicados en los mismos,
El
orden de los campos en una clave principal de múltiples campos determina el
orden predeterminado de la tabla.
Si no
se crea ninguna clave principal cuando se está guardando la tabla aparecerá
automáticamente
Si se
define Yes, creara un campo de tipo Auto numérico a la tabla y se establecerá
dicho campo como clave principal, si se elige no, no se creara ninguna clave
principal.
7. Llave Foránea
Es
llamada clave Externa, es uno o más campos de una tabla que hacen referencia al
campo o campos de clave principal de otra tabla, una clave externa indica como
estas relacionadas las tablas. Los datos en los campos de clave externa y clave
principal deben coincidir, aunque los nombres de los campos no sean los mismos.
Los
campos continuos se deben de marcos ambos campos y de la misma forma como se
selecciona la Llave Primaria se debe de seleccionar la Llave Externa o Llave
Foránea, utilizando el botón de Barra de Herramientas, Mouse o utilizando el
Menú y la opción Edit. (Debe de aparecer una flecha)
8. Relaciones y tipos
|
Relaciones uno a uno.
La relación uno a uno
ocurre cuando un registro de la tabla A posee como máximo un registro asociado
en la tabla B y un registro de la tabla B posee como máximo un registro
asociado en la tabla A.
Esta relación está presente
en el número de gerente/número de
empleado, entre el PADRÓN
DE DEPARTAMENTOS y el PADRÓN
DE EMPLEADOS.
Relaciones
uno a varios.
La relación uno a
varios ocurre cuando un registro de la tabla A puede tener más de un registro
asociado en la tabla B, mientras que, un registro de la tabla B posee como
máximo un registro asociado en la tabla A.
Esta relación está
presente en la sigla del
departamento entre el PADRÓN
DE DEPARTAMENTO y el PADRÓN DE
EMPLEADOS.
Relaciones
varios a varios.
La relación varios a
varios ocurre cuando un registro de la tabla A puede tener más de un registro
asociado en la tabla B y, análogamente, un registro en la tabla B puede tener
más de un registro asociado en la tabla A.
Los cargos ocupados por
un empleado a lo largo del tiempo constituyen una relación de esta naturaleza
9. Panel de control
Un panel de control es un
formulario desde donde accedes a distintos formularios o informes de la misma
aplicación
El panel de control en Access
nos da la posibilidad de introducir elementos que acceden a todos los
formularios, informes o macros
10.
Campo
Un campo en Microsoft Access es una pieza de información relacionada con una persona o cosa. Los campos relacionados se agrupan juntos para formar un registro. En una base de datos, donde se almacena la información con respecto a información de los empleados de una empresa, un registro sería la información relacionada a un solo empleado. Un campo, por ejemplo, sería la información específica sobre el empleado, tal vez el nombre, la fecha de contratación o el número de seguridad social.
Campo: En el contexto de una
tabla de base de datos relacional, una columna es un conjunto de valores de
datos de un simple tipo particular, uno por cada fila de la tabla. Las columnas
proporcionan la estructura según la cual se componen las filas. El término
campo es frecuentemente intercambiable con el de columna, aunque muchos
consideran más correcto usar el término campo (o valor de campo) para referirse
específicamente al simple elemento que existe en la intersección entre una fila
y una columna.
11.
Registro
Registro: un registro
(también llamado fila) representa un ítem único de datos implícitamente
estructurados en una tabla. En términos simples, una tabla de una base de datos
puede imaginarse formada de filas y columnas o campos. Cada fila de una tabla
representa un conjunto de datos relacionados, y todas las filas de la misma
tabla tienen la misma estructura. Un registro es un conjunto de campos que
contienen los datos que pertenecen a una misma repetición de entidad. Se le
asigna automáticamente un número consecutivo (número de registro) que en
ocasiones es usado como índice aunque lo normal y práctico es asignarle a cada
registro un campo clave para su búsqueda.
12.
Tipos de datos
·
Texto: cuando en el campo vamos a introducir
texto, tanto caracteres como dígitos. Tiene una longitud por defecto de 50
caracteres, siendo su longitud máxima de 255 caracteres.
·
Memo: se utiliza para textos extensos como
comentarios o explicaciones. Tiene una longitud fija de 65.535 caracteres.
·
Numérico: para datos numéricos utilizados en
cálculos matemáticos.
·
Fecha/Hora: para la introducción de fechas y horas
desde el año 100 al año 9999.
·
Moneda: para valores de moneda y datos numéricos
utilizados en cálculos matemáticos en los que estén implicados datos que
contengan entre uno y cuatro decimales. La precisión es de hasta 15 dígitos a
la izquierda del separador decimal y hasta 4 dígitos a la derecha del mismo.
·
Autonumérico: número secuencial (incrementado de uno a
uno) único, o número aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se
agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Autonumérico no se pueden
actualizar.
·
Sí/No: valores Sí y No, y campos que contengan
uno de entre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado).
·
Objeto
OLE: Objeto (como por
ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word,
gráficos, sonidos u otros datos binarios).
·
Hipervínculo:
Texto o combinación de
texto y números almacenada como texto y utilizada como dirección de
hipervínculo. Una dirección de hipervínculo puede tener hasta tres partes.
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